Firma to centrum wielu ważnych dokumentów, które są zbierane, wysyłane, ale również gromadzone. Ich duża ilość może być skutecznym problemem szczególnie w małych przedsiębiorstwach. W jaki sposób powinno się je archiwizować? Sprawdzamy.
Czym właściwie jest archiwizacja danych w firmie?
Archiwizacja danych w firmie to proces, który jest obowiązkowy i może trwać nawet kilku lat, po zakończeniu działalności. W przypadku, na przykład akt osobowych pracowników oraz ich stosunku pracy, okres ten wynosi 10 lat. Przez ten czas nie można zgubić żadnego dokumentu, zniszczyć go i zawsze mieć go przygotowanego do kontroli.
Archiwizacja to czynność zbliżona do przechowywania, jednak skupia się ona również na sortowaniu najpotrzebniejszych dokumentów, ich segregowaniu i umieszczaniu w segregatory tak, aby był do nich łatwy dostęp. To również organizacja oraz na bieżąco sprawdzanie, czy są one nadal aktualne.
Kto może pomóc w rozliczeniu PIT? Zobacz!
Jak zazwyczaj odbywa się archiwizowanie w firmie?
Archiwizowanie w firmie zazwyczaj polega na tym, że firmy wyposażają własne biura w specjalne półki, regały i szafy, które są dobrze opisane i często zamykane na klucz. Do właśnie do nich umieszcza się najważniejsze akta i dokumenty tak, aby zachować ich bezpieczeństwo, ale również prywatność.
Taka forma ma swoje plusy oraz minusy, o których należy pamiętać. Z minusów będzie to fakt, że trudno szybko odnaleźć odpowiedni dokument, ponieważ należy najpierw odnaleźć miejsce jego składowania. Niektóre umowy oraz faktury mogą również ulec uszkodzeniu, na przykład na skutek pożaru, zalania lub zagrzybienia.
Jak powinno się w dzisiejszych czasach archiwizować dokumenty?
W dzisiejszych czasach robi się na to na wiele sposobów. Jednym z nich jest cyfryzacja, czyli czynność, która ma na celu zeskanowanie najważniejszych dokumentów tak, aby można było mieć je na dysku lub w chmurze. Dzięki temu o każdej porze można mieć je pod ręką, ale również opisywać tak, aby łatwo można było wyszukać je w wyszukiwarce.
Czasami można spotkać się również z wynajmowaniem przestrzeni biurowych do archiwizacji. Archiwa można wypożyczać i oddawać dokumenty specjalnym pracownikom. Wiedzą oni dokładnie, jak się nimi zajmować i co zrobić, aby zachować optymalny porządek i na bieżąco ograniczać ich ilość do niezbędnego minimum. Czasami także biura te oferują zabiegi niszczenia dokumentacji, której okres archiwizacji uległ zakończeniu.
Archiwizacja w firmie to przede wszystkim korzystanie z usług firm zewnętrznych, ale również zupełna cyfryzacja, która jest nam bardzo potrzebna w dzisiejszych czasach.